CaterSoft vs Excel: case study tiết kiệm 25 triệu/tháng cho công ty 3 bếp

Đây là câu chuyện có thật về một công ty suất ăn công nghiệp 3 bếp tại khu vực Đông Nam Bộ — gọi tắt là Công ty A để bảo mật. Trước khi dùng CaterSoft, họ đang vận hành 100% bằng Excel + Zalo. Sau 2 tuần chuyển đổi, họ phát hiện 25 triệu đồng đang chảy đi mỗi tháng mà trước đây không ai biết.

Bối cảnh: 3 bếp, 2.500 suất/ngày, vận hành bằng Excel

Quy mô Công ty A tại thời điểm chuyển đổi:

• 3 bếp đặt tại 3 nhà máy khác nhau
• Tổng 2.500 suất ăn/ngày
• 45 nhân viên (bếp + nhân viên phục vụ + kế toán)
• 15 nhà cung cấp nguyên liệu thường xuyên
• Doanh thu ~3,5 tỷ đồng/tháng

Quy trình hiện tại:

• Thực đơn tuần lập trên 1 file Excel chính, gửi qua Zalo cho 3 bếp trưởng;
• Mỗi bếp trưởng có 1 file Excel riêng để theo dõi tồn kho và chấm công;
• Cuối tuần, kế toán trưởng tổng hợp 3 file thành 1 báo cáo Excel và gửi cho giám đốc;
• Bảng lương tính cuối tháng — mất 2 ngày làm việc của 1 kế toán.

Vấn đề đã rõ ngay từ mô tả: 7 file Excel độc lập, không bao giờ khớp nhau, không ai biết con số thật.

Phát hiện 1: Kho đang thất thoát 12,5 triệu đồng/tháng

Trong tuần đầu chạy CaterSoft song song với Excel, chúng tôi nhập đầy đủ thực đơn tuần và dự trù nguyên liệu. Sau đó so sánh:

• Định lượng theo thực đơn: 850 kg gạo/tuần
• Thực tế xuất kho (theo phiếu xuất bếp ghi tay): 900 kg gạo/tuần
• Thực tế nhập về kho (theo phiếu mua hàng): 950 kg gạo/tuần

Sai lệch 50 kg/tuần × 4 tuần = 200 kg/tháng, riêng gạo. Tính tương tự cho 30 mặt hàng nguyên liệu chính → tổng sai lệch quy ra tiền:

~12,5 triệu đồng/tháng bốc hơi không lý do — chỉ riêng 1 trong 3 bếp.

Sau khi điều tra: 60% là cân thiếu khi nhập, 30% là nhân viên ăn vặt + mang về nhà, 10% là hỏng do bảo quản kém. Cả 3 nguyên nhân đều khắc phục được khi có dữ liệu thật.

Phát hiện 2: Sai lương 2,8 triệu đồng/tháng do tính tay

Khi chuyển dữ liệu chấm công 6 tháng gần nhất vào CaterSoft, hệ thống tự sinh lại bảng lương theo công thức chuẩn và so sánh với bảng kế toán đã trả thực tế. Kết quả:

Vấn đề không chỉ là tiền — quan trọng hơn là nhân viên đang cãi nhau cuối mỗi tháng vì lương sai. Chuẩn hóa công thức = bớt mâu thuẫn nội bộ.

Phát hiện 3: Mua trùng nhà cung cấp với giá cao hơn 9,7 triệu/tháng

Bếp trưởng mỗi bếp đang đặt hàng độc lập từ nhà cung cấp địa phương — không ai biết bếp khác mua cùng mặt hàng với giá rẻ hơn. Khi nhập danh sách giá vào CaterSoft và chạy báo cáo so sánh:

• Thịt heo: bếp 1 mua 95.000đ/kg, bếp 2 mua 98.000đ/kg, bếp 3 mua 102.000đ/kg — chênh lệch 7.000đ/kg × 1.500 kg/tháng = 10,5 triệu
• Rau củ: chênh lệch trung bình 2.500đ/kg × 800 kg/tháng = 2 triệu
• Gia vị: chênh lệch ~ 1 triệu

Tổng chênh lệch: ~13,5 triệu/tháng. Sau khi đàm phán lại với 3 nhà cung cấp tốt nhất theo từng nhóm hàng, công ty A tiết kiệm được 9,7 triệu/tháng chỉ riêng phần này — 30% chiết khấu nằm trong chi phí đàm phán + thay đổi vận chuyển.

Tổng kết tài chính sau 1 tháng

Với chi phí phần mềm ~3–5 triệu/tháng cho gói Professional 3 bếp, ROI đạt 500–700% ngay trong tháng đầu tiên. Chưa tính đến các lợi ích định tính như giảm xung đột nội bộ, ra quyết định nhanh hơn, sẵn sàng mở rộng thêm bếp.

3 bài học rút ra

1. Bạn không thể tiết kiệm cái mà bạn không đo được. Excel không cho phép so sánh định lượng — nên thất thoát luôn ẩn.
2. Sai lệch nhỏ lặp lại = tiền lớn. 50 kg gạo/tuần nghe có vẻ ít — nhưng quy ra năm là 60 triệu đồng.
3. Quyết định mua hàng phải dựa trên dữ liệu, không phải quan hệ. Bếp trưởng dù trung thực vẫn không thể so sánh giá nếu không có công cụ.

Bạn có thể đo cho công ty mình ngay

Câu hỏi đơn giản: tháng vừa rồi bạn có biết chính xác bao nhiêu kg gạo, thịt, rau đã đi vào nồi và bao nhiêu đã biến mất không? Nếu không — bạn đang trong tình huống của Công ty A cách đây 6 tháng.

Đặt lịch demo CaterSoft 45 phút miễn phí — chuyên gia sẽ chạy đúng kịch bản trên dữ liệu mẫu giống công ty bạn, và đề xuất con số thất thoát tiềm năng cụ thể để bạn quyết định.